取扱説明書を制作しながら【製品安全情報】をデータベースに構築する
【製品安全情報】とは下記に代表される情報です。
● 取扱説明書
〈製品の正しい使用方法、安全上の注意、定期点検、保証制度、メンテナンス体制、交換部品など〉
● エビデンス
〈製品の設計段階・試作品段階・原材料調達段階などのリスクアセスメントの際に発行される根拠資料〉
〈製品の耐圧、耐熱、耐荷重、耐摩耗などの各種試験成績書〉
● MSDS
〈製品安全データシート〉
● リコール情報
〈製品の注意喚起や製品回収情報〉
● 第三者認定情報
〈SGマーク、JQAマークなどの各種証明書〉
● 製品の設計図書
〈CADデータ、3Dデータ、各種図面データ〉
● 是正報告書
〈製品に施した改良内容を報告する書面〉
● Q&A情報
〈製品のわかりにくい内容を質問とその答えをセットにした文章情報〉
● ヒヤリハッと情報
〈消費者の日頃の製品使用において危険を感じた情報〉
など
製品ごとに取扱説明書を制作しながら上記情報を構築します。
特に、製品のことがよく理解できる【取扱説明書】の構成要件に沿ってデータベースに登録管理することが重要です。
取扱説明書を作りながらデータベースを構築する
上図のように入力画面に従って取扱説明書の情報を入力します。
入力後、スイッチ一つで右上図のようにExcelデータで自動的に取扱説明書が生成されます。
また、入力画面はあらかじめ取扱説明書に必要な構成要件で出来ており、取扱説明書を制作をしながら【製品安全情報】がデータベースに溜まる仕組みです。
製品不具合、クレーム発生時の初期対応に効果的！
【製品安全情報DB】は様々なキーワードに検索対応し、該当製品をリスト一覧で表示できる特長があります。
「製品部品の欠陥が原因で事故が発生し、突然使用者からクレームの一報が届きました。」
こういったケースでは初期対応として、先ずは欠陥部品の特定です。そして、部品が他製品に共通化されている場合は、製品リストの作成が求められます。
【製品安全情報DB】は欠陥部品の品番や名称で検索し、部品が含まれる「製品一覧リスト」を生成します。
「製品一覧リスト」をステークホルダーに配布し、販売中止や使用停止を促すなどの初期対応に活用します。
その他にも、【製品安全情報】は日々お客様から寄せられるお問い合わせやクレーム初期対応に活用できるようDB管理されています。
【製品安全情報DB】を活用して社内の安心・安全をデザインする
製品や表記物の継続的改善と、繰り返し行われるPDCA、それらのマネジメントシステムとして【製品安全情報DB】を企業組織が合理的に活用する時代です。
従来は専任者一人が中心となって安全管理を行ってきましたが、現在の複雑な経営課題では［一人が中心に・・］では困難です。
【組織体制】と【運用ルール】と【製品安全情報】などが合わさったバックアップシステムが必要です。
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